Cómo organizar archivos en tu computadora


Hoy en día, el trabajo requiere en gran parte el uso de la tecnología, en específico de la ayuda de un ordenador. Miles de datos, información y piezas elementales que conforman un portafolio extenso de lo trabajado en el pasado, encuentran su lugar en la memoria de una computadora.

Dentro de esa extensa cantidad de información, encontrar un elemento en específico debería ser una tarea sencilla, pero ¿qué sucede cuando no existe lógica alguna en la organización de la computadora, o en el nombramiento de los archivos? Si todos los archivos están amontonados en el escritorio, ¿cómo encontrar uno en especial?

La respuesta más rápida a los dilemas anteriores, es depender del sistema de búsqueda. Tan sencillo como teclear el nombre del archivo, y ¡listo! Pero… ¿qué pasa si hay más de dos archivos con nombres similares? ¿o si la computadora es demasiado lenta para poder encontrar lo que se necesita? Es ahí, entonces donde se muestra que debe existir algún tipo de organización que ayude a tener control sobre la información y un mejor aprovechamiento del tiempo.

Por eso, presentamos algunos consejos para poder darle organización a toda la información de tu ordenador:

Estructurar la información

Una carpeta es como una gaveta, cada una debe de guardar contenidos que tengan algo en común, por ejemplo: en la cocina, la gaveta de los cubiertos no debería contener otra cosa que no sea cubiertos. Las carpetas funcionan de igual manera, con el objetivo de encontrar las cosas de la manera más sencilla posible.

Una estructura organizada, basada en jerarquías (Beck, 2016), es una manera de darle una organización coherente a la información. Por ejemplo:

La estructura anterior, va de lo general a lo específico, lo cual permite tener una idea más amplia de cómo filtrar la información hasta encontrar el archivo necesario.

Escoger un sistema

La elección de la forma en la que se van a ordenar los archivos es muy personal, pues se adapta al modo de trabajo de cada quien. Definir cómo se va a organizar la información es sólo una parte importante de todo el proceso, la otra parte consiste en apegarse al sistema. ¿Cuál es el objetivo de delimitar la organización de la información si el escritorio o la carpeta de descargas va a estar repleta de archivos?

Nombrar inteligentemente

Ya sea para los archivos o carpetas, el nombre es un elemento fundamental, por lo que debe cumplir con ciertas características (Duffy, 2011):

Antes que nada, cada nombre debe ser único, con la intención de evitar confusiones y debe indicar cuál es el contenido de la carpeta o archivo. Segundo, debe ser un nombre que sea fácil de leer, puede ser desde una palabra o alguna nomenclatura, lo importante es que, al momento de ver la carpeta o el archivo, se pueda identificar rápidamente cada elemento.

Finalmente, tener un orden alfabético facilitará aún más la búsqueda. Hay que recordar que se debe mantener consistencia en el nombramiento para conservar un sentido a la organización.

Tener información organizada no sólo sirve para tener un ordenador visualmente atractivo, también es una gran forma en la que se puede hacer más eficiente el tiempo, al invertir menos tiempo innecesario en búsquedas. Existen muchas formas distintas de organizar la información, por lo que lo más importante consiste en encontrar un método que se adapte mejor a las necesidades de cada quien (Friedman, 2013).

Referencias

Beck, C. (1 de Marzo de 2016). Find Files Faster: How to Organize Files and Folders. Recuperado el Enero de 2017, de Zapier: https://zapier.com/blog/organize-files-folders/

Duffy, J. (29 de Diciembre de 2011). Getting Organized: Great Tips for Better File Names. Recuperado el Enero de 2017, de PCMag: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,2385613,00.asp

Friedman, L. (17 de Diciembre de 2013). How Mac experts organize their files. Recuperado el Enero de 2017, de Macworld: http://www.macworld.com/article/2079188/how-mac-experts-organize-their-files.html

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