5 Claves para la administración efectiva de tiempo


Tal como lo indica el dicho: “el tiempo es dinero”, entonces, ¿qué mejor que aprender a administrarlo?

Ya sea dentro de una empresa, un negocio pequeño, o bien de manera personal, la administración es un tema a tocar más que obligado. La misma palabra ‘administración’ evoca naturalmente un concepto económico, administración de las cuentas, de los pagos, de ingresos, egresos y más. Sin embargo no todo debe tratar de números, también es importante saber administrar el tiempo.

Encontrar balance en los quehaceres de la vida es un concepto fundamental, sobre todo cuando se administra el tiempo, existen dos extremos:

  • El primero es caracterizado por los excesos: de trabajo, de energía y de recursos, justamente provocados por no saber imponer límites.

  • Por otro extremo, existen numerosos vacíos que conllevan a procrastinar y consecuentemente a una baja productividad.

La administración del tiempo es saber cómo organizar y planear los periodos dedicados a actividades en específico (MindTools, s.f.), por lo que un desbalance en cualquiera de los dos extremos se genera por falta de orden, que consecuentemente tendría efectos sobre la productividad. Por lo que se debe encontrar un punto medio entre los dos extremos.

A continuación los cinco pasos a seguir para aprender a administrar el tiempo:

1. Identificar las actividades

Antes de iniciar con el trabajo del día, se debe de tener en claro cuáles son las actividades que se van a abordar. De tal modo que, se cree un plan delimitado que permita saber cuánto se va a abordar en un periodo determinado. Puede ser tan simple como anotar las actividades en un papel hasta organizarlas en una agenda.

2. Priorizar

Al tener ya identificadas las actividades, se debe notar cuáles tienen mayor relevancia que otras. Es en este momento en el que se debe definir las actividades mediante una relación, tomando en cuenta su importancia y urgencia (Bradt, 2016): la actividad más urgente e importante debería ser lo primero en cubrir, mientras que lo menos urgente e importante puede hacerse hasta el final, o bien la tarea puede ser delegada a alguien más.

3. Designar un tiempo específico para cada actividad

La prioridad, importancia y urgencia de la actividad ayudarán a definir cuánto tiempo se le debe dedicar. En un inicio, cada actividad debe tener un estimado de cuánto tiempo será necesario dedicarle, por ejemplo 30 minutos. Después, se deben definir horarios específicos basados en la prioridad de la actividad y su duración, como de 12:00 a 12:30, de tal modo que se cree un sentido de compromiso para cumplir los horarios y no excederse de lo indicado.

4. Designar tiempos de descanso, comida y recreación

Para muchos, los descansos pueden parecer pérdidas de tiempo, por lo que prefieren omitirlos, sin embargo representan más que tiempo muerto. Los descansos son una oportunidad para despejar la mente y prepararla para una tarea nueva, ayudan a evitar el estrés, la fatiga y renuevan el estado físico, emocional y la concentración (Robinson, 2016). Asignar de 10 a 20 minutos de descanso entre cada actividad e imponer periodos para la comida y ratos de recreación no son una opción, son una necesidad.

5. Respetar los tiempos

Planear y organizar las actividades permiten delimitar un periodo para cada cosa, por lo cual es importante respetarlo en la medida de lo posible. No hacerlo generaría un desbalance que afecte todo el horario proyectado, por lo tanto afectado la productividad y los resultados. En un inicio puede ser difícil, si no existe el hábito de apegarse a tiempos específicos, sin embargo con práctica se convertirá en una costumbre, que finalmente desemboca en disciplina.

Medir los efectos de la administración del tiempo permite ver los resultados que genera. Si algo no funciona, siempre se puede modificar y adaptar con el objetivo de generar beneficios a corto y largo plazo en la productividad. Finalmente, una vez que se adquiera la costumbre, se pueden notar que las habilidades de organización también tendrán efectos en otras áreas de la vida.

Referencias

Bradt, G. (17 de Agosto de 2016). Two-Way Time Management For Senior Executives. Recuperado en Noviembre de 2016, de Forbes: http://www.forbes.com/sites/georgebradt/2016/08/17/two-way-time-management-for-senior-executives/#796ed59558e7

MindTools. (s.f.). What Is Time Management? Recuperado en Noviembre de 2016, de MindTools: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm

Robinson, J. (30 de Mayo de 2016). The Secret to Increased Productivity: Taking Time Off. Recuperado en Noviembre de 2016, de Entrepreneur: https://www.entrepreneur.com/article/237446

#productividad #tiempo

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